目标要清晰，先做一张工作清单 工作中经常遇到的问题就是感觉时间不够用，尽管时间管理的重要性每个参与工作的人们都非常清楚，但是，还是有很多人没有办法在8小时内妥善处理好自己的工作。 为此，许多人即开始找起了借口，不是我偷懒，不努力工作，而是因为工作负荷太重，工作时间却不够用。他们甚至会说，一天就24小时，扣掉上班下班、吃饭睡觉的时间，我基本都是在工作了；我已经把工作带回家做了；我几乎没有休息日；我已经加班到晚上9点了，我已经如何如何……114在前面我们就曾经提到过，工作时间长，并不代表着你就很优秀，同时，工作努力也并不代表着你尽力了。那么给你一天8小时的工作时间，真的是不够用吗？排除也许你受到了个别黑心老板的残酷剥削，目前的工作对你来说真的是分量太重了吗？你是否身兼数职，你是否需要日理万机？你是否真的尝试着每天花几分钟时间列出一份条理清晰的工作清单呢？除了某项大型的工作计划，除了人生的长远规划，除了年度、周度的计划外，在日常的工作中，我们也要积极养成每天列一份工作清单的习惯，将烦琐的工作打理清晰，按照紧急次序一件件完成，必将极大地提高我们的工作效率。每个人都有梦想，但有的人做事效率很高，将事情处理得井井有条，仿佛不费力就达到了自己的目标，活得越来越滋润。有的人看上去总是在忙，却越忙越穷，离自己的梦想越来越远。无论你是职场新鲜人，还是工作多年的职场达人，都需要一份简明扼要的工作清单。因为一个人如果每天都是在紊乱状态中开始的，那么也许整天都会手忙脚乱，处于被动应付的局面。如果每天早上都能花点时间思考今天该做什么，让零零碎碎的思路在思考中逐渐清晰，知道自己今天着重做什么，如何去完成，会让自己的工作更具有条理性，目标也容易达成。整理一个目的清晰、可执行的工作清单，不仅能有效利用时间，也能让自己在工作中变得更加主动、更有信心。 比对工作清单，还会对自己的工作进度一目了然，也能使自己尽可能早地中止那些毫无收益的活动，可以腾出足够的时间，突击处理最急迫的事情。这样就可以把主要精力用于从长远考虑收益最大的事。那么，如何列好工作清单，从而更好地完成工作呢？ * 列清单前要设置可实现的目标。 * 遵守轻重缓急，本末先后的原则。 * 分化目标，把大目标变成小目标。 * 使用先紧后慢，先急后缓的工作方法。 * 制订出完成任务的工作计划。 * 设定每件事的起始时间和结束时间。 * 清点每天需要完成的工作量。 * 给自己留出空闲时间，做突发事情。 * 我一次只集中力量干一件事。 * 根据事情进展，适度调整工作，监督计划的可行性。 * 凡事贵在坚持，既然做好了清单，就要坚持完成。 在刚开始拟定工作清单时，不太容易进入状态，因而花费的时间也会多一些，很多人就认为这是浪费时间而放弃。但是只要坚持一段时间，在看到显著的成果后，当看到自己逐渐从工作的负面情绪中脱身，变得悠闲从容，再继续下去就会容易很多。 高效利用时间是一种能力，而且是一种应付现代社会的必备能力，但是这种能力不是先天就有的，而是需要日积月累的训练。从现在开始，做一份工作清单，或许会浪费三五分钟，但换来的是轻松的工作和更多的时间。 精确时间，用分钟测量工作效率 日常工作中，我们总要面临各种各样的事情，大多数只需要10～15分钟就可以完成的工作，往往却需要数个10～15分钟的时间来做。 正如前面提到过的，我们每天都有很多的零碎时间被我们浪费了。我们没有能有效地运用这些时间去完成任何事——我们也没有把这些时间用来休息。通常我们感到无聊或者挫折的时候就会产生很多的零碎时间。 想想，每天花在路上的时间有多少，等人或等车又浪费了多少时间，会议前的10分钟你在做什么，堵车的20分钟、去银行排队的时候又有多长时间116流逝了……这些情况下我们都必须“等”，而这些等待的时间无疑大大影响了我们的工作效率。为了提高工作效率，我们就要把这些时间都利用起来，做到每一分钟都要高效。运动场上，以十分之一秒或百分之一秒的时间差，决定谁是纪录的创造者。在航海中，使用6分仪的海员，1秒钟的差错，将使他的观测相差约0.4公里。人造卫星每秒钟飞行11.2公里，电子计算机每秒钟可以运行百万次、千万次、上亿次、几十亿次。高能物理实验，要求高能探测器在千分之一毫秒内精确地记录下高能带电粒子的径迹。总之，对现代科学来说，“争分夺秒”已经不够了。我们常常习惯了以每天或者每周的工作量来计算自己的工作效率，从而不经意间被浪费掉的几分钟时间就会被忽略了。但是，若能把这些事件积累起来，也是一笔相当大的财富，可以完成更多更有意义更有价值的事情。所以，我们要学会从微观上来计算工作效率，每一分每一秒都要认真利用起来。当把这些不经意的一分一秒都用来测量工作效率的话，我们就会发现，其实时间并没有那么紧张。而且学会用分钟来测量工作效率，可以让你学会挤时间，积少成多从而善于利用零散时间，减少不必要的时间浪费。自然可以提高自己的工作技能和时间管理技巧，大大提高工作效率。 那么，如何更好地实现用分钟来测量工作效率呢？ * 将困扰你的工作写一个任务清单或核对清单——它将马上让这工作看起来是容易处理的。 * 清理垃圾邮件——那些你可能永远都不会打开的邮件，毫不犹豫地删掉！ *依旧要制订计划，按照计划进行工作，同时穿插利用零散时间。 * 整理你的桌面——将文件按项目放入文件盒，扔掉那些没有用的。 * 在每一个可利用的时间段里，检查自己的计划执行情况。 * 写一个工作大纲，核对一些实际情况。 * 外出的时候，带一支笔和一个小笔记本，在漫长的等待时间里，记录一些临时想法或者整理一下工作思路。 *正确处理常规工作任务和自己业余安排的关系。 * 上下班的路上，或是等车的时候，听一听有声读物或者背几个单词。 * 及时修订计划中不合理的地方。 * 整理每一天的感想和经验教训。 即使你的工作是非常忙碌的，你也会偶尔有几分钟无事可做，总是有许多零星、片断的时间。如果珍惜这些零碎的时间，把它们合理地安排到自己的学习中，积少成多，就会成为一个惊人的数字。每个人都能够善于“利用零碎的时间”，提炼自己的效率，相信每个人能拥有积极进取的人生。 找出规律，事情也能同时兼顾 工作中，许多人都会抱怨时间不够用，一天就只有8个小时的工作时间，事情确实一件接一件，没完没了，甚至有时候这件还没有开始，那件就已经被催促了，一天到晚忙得团团转，晚上偶尔还需要加班加点，到了周末，却仍是没有属于自己的时间。 看看你身边的同事朋友，他们是不是经常被工作所累，忙得永远没有自己的时间，没有休息也没有娱乐，不论是周末还是平时，都只能埋首于繁多的工作之中？ 118我想肯定会有人总是能够每天顺利地完成工作，甚至还会有空余的悠闲时间。既然还有人能够利用一天里的8小时的工作时间来完成更多的工作任务，那就证明我们的时间还有回旋的余地，还可以用来做更多的事情，完成更多的工作。正如前面我们提到过的，人们总是有着许多的时间碎片，很多事情都可以放到吃饭睡觉的时候去想。当一项繁重工作让你感到疲惫的时候，就可以换一些轻松简单的事情来干，这些事情一般不是急躁就能完成的，往往思考累计到一定阶段就可以水到渠成，轻松完成。由此可见，我们要能把事情融入到工作中，一边工作一边思考，同时兼顾两件以上的事情，日积月累，就会发现，我们可以挤出更多的时间来进行工作或是作为自己的业余时间。时间虽然是公平的，但是每个人的时间都是有限的，时间就是生命，它不可逆转，也无法取代。而我们却希望能做更多的事情，我们的生活重心不光是工作，也希望能有更多属于自己的时间。这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，结果却完成了更多的工作。同时兼顾两件以上的事情可以改变懒惰的习惯，即使休息的时候，也要工作或是学习，积累下来，就是一笔很巨大的财富，同时完成了两件事情，心理上能得到更大满足。可以学会更好地利用时间，将每一分钟都发挥出它的价值。 那么，如何才能够同时兼顾更多的事情呢？ * 工作要灵活高效，当一件事情没有思路或是暂时进行不下去的时候，立刻将自己调整到新的状态，去做另外的事情。 * 同时兼顾两件以上的事情，并不是说同时开始去做不同的事情，对这件事情处理一会儿再去处理另外的事情，而是说，我们要合理利用某件事情进行中所空余的时间，来进行新的事件。 * 利用上下班时间，比如在班车上背背单词，回想一下一天的工作任务，在心里做个总结，并为第二天的工作计划打个草稿。 * 理性地做决定，不要为了兼顾到另外的事情，而把手头上的事情轻视了，如果返工的话，不仅不会提高效率，反而是浪费了时间。 * 利用好一顿午餐的时间。午餐时间通常不会有人来打扰你，所以你可以利用这段时间完成很多工作。而另一方面，如果你今天非常忙碌，那不妨利用午饭时间好好休息一下，否则你下午的工作效率将会大大降低。 * 日计划在工作中有着重要的指导作用，不要因为任何事情而将它打乱。对于临时插进来的重要紧急的事务，我们可以与计划中的事情同时兼顾，同时进行。 * 相信放松其实也是一种很好利用时间的方式，慢慢学会放缓自己的节奏，并开始更多享受自己的生活，减少自己的工作量，并开始从工作中享受到更多乐趣。 * 不要随意改变事情的重要紧急程度。即使要同时兼顾不同的事件，要将主要精力处理重要且紧急的事情。 *利用好等待、排队等碎片时间。 人生是短暂的，我们不可以把有限的时间从事在无限的事业上，我们只有跟随自己的意愿做好自己最能做的，最想做的，最需要做的。要想把自己的事做好，就要学会有效的时间管理。虽然我们不能左右时间前进的步伐，但是我们可以让时间发挥到最高价值，让我们的人生在有限的时间内成就更大的价值！ 总结工作经验，找出做事窍门 工作中，我们经常会遇到一些相同或者类似的事情，第一次做的时候，遇到不少困难，但也顺利完成了，然而过一段时日，再去做第二次，却发现第一次做的时候遇到的困难仍然存在，并没有比第一次轻松多少。或者说，相同类型的事情，做完了这一件，下一次开始的时候依旧有诸多困难。 试想，我们每天的任务那么多，有那么多的时间去浪费在重复或者是相似的事件上吗？如果同类型的事情，第一次做的时候遇到的困难，第二次、第三次还是遇到了同样的问题，花费的时间还是那么长，那就真的应该好好反思一下啦。 这个时候，不妨先停下来，静心地总结之前的经验教训。经验总结是对已经做过的工作进行理性的思考。它要回顾的是过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。总结与计划是相辅相成的，要以计划为依据，订计划总是在总结经验的基础上进行的。 许多人都没有做工作总结的习惯，工作之后也容易忘记思考。许多人也是因为忙于工作而疏于总结，不停地去工作，总以为做完了这件事情就可以停停了，结果都错了，一件事情还没完成时另外一件事情又来了。即使是到了下班时间，以为可以思考一下了，发现有很多琐事要做，完成琐事之后，感觉已经筋疲力尽了，没有力气再去思考了。**和想法就是这样被一天天磨灭的，我们也是以这样方式一天天的重复工作。 殊不知，我们的疏忽，思考的懒惰，让很多问题都依然存在着，很多灵感的种子都得不到发芽的机会，很多提高自身的发现都被扼杀在摇篮之中，所有这些，在很大程度上是我们没有很好的总结，认真的思考。 古希腊哲人亚里士多德曾说过：“如果我们从来不反思我们的生活，我们的行为，那么我们的生活其实不是我们自己的，而不过是我们所处时代主流思想的机械反映而已。”如果不对一天的工作进行总结，也许你总是很忙，但是忙什么，困难在哪里，如何改进，哪些是不必要的事情，哪些经验教训是可以吸取的，我们都无法有一个清醒的认识，简单的机械劳动基本上不能提高工作效率。 善于思考，常做总结可以全面地、系统地了解以往的工作情况，可以正确认识以往工作中的优缺点，可以明确下一步工作的方向，这样就会少走弯路，少犯错误，提高工作效益，使零星的、肤浅的、表面的感性认识上升到全面的、系统的、本质的理性认识上来。寻找出工作和事物发展的规律，从而掌握并运用这些规律，就可以提高领导的管理水平，培养出更多理论与实践相结合、具有工作能力的干部。那么，如何做好工作总结，提高工作效率呢？ *要善于抓重点。所谓重点，是指工作中取得的主要经验，或发现的主要问题，或探索出来的客观规律。 *重视调查研究，熟悉实际情况。 * 总结经验是提高自己的重要方法。任何单位或个人在开展工作时都有自己一套不同于别人的方法，经验体会也各有不同。写总结时，在充分占有材料的基础上，要认真分析、比较，突出重点，不要停留在一般化上。 *热爱本职工作，熟悉岗位业务。 * 经验体会是从实际工作中，也就是从大量事实材料中提炼出来的。经验体会一旦形成，又要选择必要的材料予以说明，经验体会才能具有实用价值。 * 坚持实事求是的原则，自己的经验总结，日后也是自己要使用。 * 总结的文字要做到判断明确，就必须用词准确，用例确凿，评断不含糊。简明则是要求在阐述观点时，做到概括与具体相结合，要言不烦，切忌笼统、累赘，做到文字朴实，简洁明了。 有人说过：要想总结写得好，必须总结做得好；要想总结做得好，必须工作做得好。这应该是写总结的经验之谈。好的总结是在做好总结工作的基础上写出来的。 每天的小结，将是筑起你成功堡垒的一块块砖头，日积月累，高效有序的工作状态将让你轻松自在。 繁复东西简单化，简单东西要量化许多人都去过麦当劳吧，但你是否知道麦当劳规定：在鸡腿烤出20分钟后，如果没有卖掉就一定要丢掉。对很多餐馆来说，别说20分钟，就是过了2小时也舍不得扔掉。鸡腿烤出20分钟内就要消费，这就是标准，这就是麦当劳能够在全球迅速扩张的真正原因。 这样一条看似简单的标准，背后需要做多少细致的工作啊！比如客人太多汉堡不够卖时，现烤肯定来不及，这就要让客人等，很可能失去顾客；而客人少烤的鸡腿又太多时，又只好扔掉，这会大大增加经营成本。 124所以，既不能不让客人等，又不能烤得太多而浪费，这就需要对顾客需求进行详细的纪录，找到一个客人数量与烤鸡腿数量合理的比例关系，这样才能保证两者不误。不单单是烤鸡腿一项，麦当劳其他食品以及服务还有相应的标准要去执行，可见这其中的细节是多么复杂了。事实上，只有将标准加以量化，事情才能更加合理，更加有秩序地顺利完成。缺乏“量化”意识的管理者经常会觉得下属办事不力，让照办的事没照办，让抓紧的事没抓紧，总之未能达到自己预想的效果。究其原因，往往是因为他们在布置工作或制定规章制度时没有使用可量化的标准，最后就会出现一人一个结果，降低了效率，耽误了工作。细节的量化就是在管理中将工作内容及制度以量化的形式提出要求，并使之涵盖工作全过程。我们经常看到服务性质的单位会挂一个标语：“微笑服务”，到底怎样的笑称为微笑？沃尔玛规定面对顾客要常露微笑，后面写的注释是“露出8颗牙”量化细节，露出8颗牙就是真的在笑了。很多公司都以通过ISO9000质量体系认证为荣，实际上也是因为认同了该认证体系能将工作流程中的很多细节量化。具有细节量化意识的管理者在布置工作时，通常会将具体时间、完成数量、达到什么质量要求等贯穿在整项工作的过程中。他会尽可能将每一个细节量化，希望将管理工作做得更透彻、更精细一点，同时也更规范更有秩序，为员工做好参考。 认真做事只是把事情做对，而用心做事才能把事情做好。这就要求我们管理者必须用心做事，加快培养细节量化意识，不断创新细节量化制度。这样将使员工的积极性得到充分的发挥，而且产品和服务质量也能得到不断的改进。 那么，如何才能将工作更好地加以量化，从而更好地完成工作呢？ * 在量化任务之前，需要对每个岗位的工作任务有一个定性的认识，明确任务属于什么类型，只有做到心中有“数”，才能进一步地对任务进行操作。 * 在分解工作任务时，把以前的工作任务进行总结，然后再分解成多个细节。 * 简明的内容和过程，概括说明本项工作任务的相关指标、方法和操作步骤等，要做到明白易懂。 * 完成任务所要达到的标准。比如数量、时间等，这一步骤是最关键部分，越详细越好，还要记住这些数据，以便做到心中有数。 * 把分解后的工作细节一一应用到具体行动中，在执行中每一步都紧靠细节要求。 很多时候，简单的方式才能最好地解决问题。想要成功地解决问题，并不一定非要经过烦琐复杂的程序，别把自己的思想局限于一点，想得简单一点，很多事情就能很彻底解决。在企业中，如果每个员工都建立一套自我量化管理法，一定会在工作中起到有效的防范作用，能够更好地提高工作成绩。 做完不等于完事，更要系统化 前面我们就提到过，不管我们把一件事情做得怎么样，是成功还是失败，要能从中学到东西，那就是要善于总结，一个懂得学习的人会进行认真总结，但一个杰出的企业会把做完的事系统化。 比如微软的说明书都非常厚，因为它在实践中不断总结经验。 或许有人会说，这么简单的东西哪里需要写得这么详细，这简直就是在浪费时间。其实在一块没有路的土地上，开辟一条路是要花费时间的，如果我们把自己走过的路进行归纳和总结，可以让别人踩着自己开辟的路走过126去，就能给别人节省很多时间。当然，除了企业对事件的系统化外，对于个人也完全可以将做完的事系统化。做事是否有条理是判断一个人做事严谨程度的标尺。能力再强的人，如果工作没有秩序，从开始就埋头于工作，势必会把工作弄得一团糟。条理分明能提高工作效率，使你不但掌握自己的生活，也会有更多的休闲时间。我们每个人都应该把做完的事系统化，在建立个人的工作系统之前，要坚持这样三个原则：第一要规范，第二要认真，第三要研究。只有每一件小事都以认真的态度、规范的方法去研究它，做好它，让它形成系统，才有可能做出大事业来。我们都知道消防队员行动特别迅速，如果像我们一样慢吞吞，一幢房子早烧光了。可是你有所不知，在消防队里，每个消防队员所有的工具都必须非常严谨地合理放置。晚上入睡，消防队员的衣物怎么穿、怎么脱、如何摆放，也都有十分明确的规范。否则，警报响起来，靴子找不到鞋带，裤子配不着皮带，怎么办。这都是消防员在工作中一点一点摸索出来的，他们把自己的所有经验形成了一个高效快速的反应系统。把每一件做过的事都形成系统的习惯，并不是一件容易的事。因此，把工作系统化不是一朝一夕的事情，需要长期的坚持，一个月不行，三个月，三个月再不行则更久，慢慢地就可以养成一种习惯，习惯了，不做反而会感觉缺少了点什么，这时就成了自然而然的习惯了。那么如何才能更好地将事情系统化，从而更好地完成工作呢？ * 将自己要做的事情列出表来，不一定是今天、明天的，或许是之前做的，或者是以后要做的，都进行适当的归类。 * 做事情之前，先花一定的时间进行思考，认清事情的本质，从而进行有效地分配。 * 如果之前做过时间规划，甚至做过分类，那么在做现在的事情时也先进行对比归类，这样还未开始就会了解应该从哪一方面入手了。 * 做完工作后，要记得总结和归类，为以后再处理类似的工作积累经验。 * 凡事都贵在坚持，计划、总结、归类长久做下来，才能够达到事半功倍的效果。 * 合理地规划好时间，遇到烦琐的事情或者是很多的事情时，先不要急躁，认清事情的本质和重要性以及急切程度来调配处理。 对于很多人来说，工作很可能都是一团乱麻，可是这其中有的人成功了，而有的人失败了。虽然成功有成功的理由，失败也有失败的原因，但细细分析之下，我们不难发现，在这些成功者身上有一个共同的特点：善于理清工作的步骤，让自己的工作系统化。 与其加班不如提前上班 在职场中，许多人都有一个通病，那就是踩着点到公司。经常会看到一些人在到了公司楼下的时候，风一般地跑着，而为了挤上电梯更是想尽办法。匆匆忙忙地进入办公室后，急躁不安地整理办公桌和相关文件，然后慌慌张张地开始一天的工作。 虽然每个公司都有一个确定的上班时间，但是，谁也无法保证，我们刚好可以在最后一刻赶到公司，开始工作。曾经有一次北京地铁10号线出现故障，不到半个小时里，就开出了上百个迟到证明。 130而且，面对一天要做的大堆事务，在开始之前，我们也不能保证在明确的几个小时内就能完成。所以，为了万无一失，为了能按时下班，而不会耽误自己的私人时间，我们不妨提早上班。柳小诗在公司工作已经有大半年的时间，从最初的勤勤恳恳、兢兢业业，认真完成每一项工作任务，渐渐变得倦怠，每天都在最后一刻匆匆忙忙进入办公室，然后坐到自己办公桌前，喘口气，再整理一天要处理的文件，等忙完这些，已经上班半个多小时了。接下来，因为上班的时候太赶了，脑子里一片迷糊，于是只得先去处理漫无边际的邮件回复和电话。等到恢复了精神，再去处理日程表上的事务时，一个上午已经快要过去。吃过午饭，休息一会儿，这才开始把心思集中到日程计划上，处理这一天的重要紧急工作。一下午的时间自然是不够用的，于是，到了下班的时间点，柳小诗依旧埋头在工作里，等到很晚才勉强将工作做完，然后疲惫地回家。因为晚上劳累到很晚，第二天自然就没有办法早起，重复前一天的动作，在最后一刻赶到公司，继续浪费上午的时间，然后晚上又不得不加班……长此以往，渐渐形成了恶性循环。柳小诗也觉得自己不能再这么下去了，每天都加班到深夜，这种工作状态让她觉得格外疲惫，但是，又不知该用什么方法来提高自己的工作效率，确保能在下班前完成各项紧急重要的工作。 于是，通过好友的介绍，柳小诗去向人事资源管理部的王经理请教。王经理向她提出了一个小小的建议——与其加班不如每天早到办公室，利用早到的时间，收拾一下自己办公桌的卫生，将自己的状态调整到最佳，然后，做好一天的日程计划，到了上班时间，就可以自然而然地进入到状态中去了。 柳小诗按照王经理的建议去做，果然，一段时间之后，工作效率大大提高，再也不需要没日没夜地加班了，而且还能抽出时间看几页书或是中途休息一下。因为不用再熬夜，整个人的精神状态也好了很多，工作的时候，更加精神百倍，工作快速而准确。 懒惰永远是人类的大敌，我们经常习惯懒惰却不能随时习惯勤奋，在工作中也是一样，恨不得恰巧赶在最后一秒进入办公室。但是，这样做的后果就是，我们不得不利用上班的时间来做一些与工作无关的事情，浪费了时间的同时，也使得自己的日程计划完全成了摆设，工作效率大大降低。 因此，我们何不试着提前一点到办公室，为自己一天的工作做好准备。其实，提早起床，可以让我们有充足的时间吃早饭，然后给自己化个漂亮的妆，心情愉悦地去上班。还可以趁着上班前的空当，给自己冲一杯咖啡，摊开资料，细细检讨各方面的细节。上班前的安静环境，很容易让人集中精力，将自己的状态调整到最佳。 加班这种事情，估计是大家都不喜欢的，这肯定也不是一个好现象，不论是对于公司还是普通员工。每个人的精力都是有限的，加班耗费了许多时间，可能导致睡眠不足或是第二天精神不济，本来可以轻松完成的事情，因为某些事情就没有办法按时完成。 因此，要杜绝加班，就不妨早来一点，早点儿将事情处理完。